Programa 48: Cómo redactar un email de manera efectiva

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Si bien el correo electrónico es una herramienta extremadamente útil, su uso ineficiente puede consumir una cantidad significativa de tiempo y energía, lo que resulta en una disminución de la productividad.

 Por ejemplo, ¿Te has dado cuenta de la cantidad de tiempo que pasas leyendo correos electrónicos reenviados que no tienen relevancia alguna para ti o tu trabajo? ¿Con qué frecuencia te has visto obligado a buscar en tu bandeja de entrada un correo electrónico que requería una atención inmediata, pero cuyo remitente no había marcado como «urgente»?

 Es importante utilizar el correo electrónico de manera eficaz para evitar estas situaciones y maximizar la eficiencia en el trabajo.

Decálogo para escribir emails de manera efectiva 

 1.- Especificar bien a quién va dirigido y quién debe ir en copia sólo como información. Cuándo pongamos a varias personas en copia tenéis que nombrar claramente a quien le estais hablando, para que los que van en copia sepan si tienen que hacer algo o solo es informativo. Deja muy claro qué es lo que esperas. ¿Esperas una respuesta? ¿Una fecha límite? ¿Necesitas que el receptor realice una acción? Deja muy claro quién tiene que responder y quien solamente va en copia. Por supuesto no poner en copia a alguien que no tenga que ver con el asunto del email. Evitar el “correo electrónico Tenis”, todos hemos “jugado al tenis” por correo electrónico antes. Se produce cuando las personas disparan mensajes de ida y vuelta. A menudo sucede en un corto periodo de tiempo, por ejemplo, para determinar la fecha de una reunión.

 2.-  Especifica de forma clara en el email quién tiene que hacer cada cosa, yo muchas veces uso un color en el nombre de la persona para que quede más claro.

 3.-  Lee muy bien y de forma completa los emails que recibes para contestarlos de forma correcta. Y por supuesto antes de darle a enviar un mail, leerlo de nuevo por si hay un error o no se entiende bien. Esto viene al hilo del siguiente aspecto a tener en cuenta.

 4.-  Invierte el tiempo que sea necesario en redactar el email con mucho detalle, para que la persona que lo va a recibir lo entienda perfectamente, imagina que se lo teneis que explicar a alguien que no sabe lo que estás pensando. Si esto no se hace así se producirán cruces de correos con la consecuente pérdida de tiempo. Hay que intentar que quede lo más claro posible para que la otra persona no tenga que preguntar a qué nos referimos o de qué estamos hablando.

 5.- Utiliza un asunto claro, descriptivo y serio, para el equipo, pero sobre todo para los clientes. El asunto debe mostrar el tema principal del correo, de forma clara y concreta, para que el receptor pueda procesarlo de la manera adecuada. Tu receptor también recibe un buen número de emails cada día. Asuntos del tipo “Hola”, “Una pregunta” o “Reunión”, no son nada informativos y pueden ir directamente a la papelera o perderse en el fondo de la bandeja de entrada.

 6.- Presta atención a la ortografía, gramática, negritas, signos de puntuación, etc, en todos los emails, pero sobre todo con los clientes. A veces no damos buena impresión. Utiliza negritas, colores o lo que haga falta para hacerle más fácil la comprensión a quien está leyendo el email si es necesario. Utiliza frases cortas y concisas, ve al grano.

 7.- Piensa antes de escribir, un correo electrónico sirve para resolver un asunto o comunicarnos, pero por favor no respondemos correos para salir del paso y retrasar la tarea que tenemos que realizar. Piensa antes de escribir. ¿Cuál es el propósito de este email? ¿Quieres contar algo, obtener una información o necesitas que el receptor haga algo? Si te das cuenta de que no era nada importante, no lo escribas. Respeta el tiempo de los demás para que los demás respeten el tuyo.

8.- Es mejor abordar sólo un tema por email. De esta forma, cada asunto puede tener un tratamiento independiente, más adecuado, y facilitas la organización del inbox de tu receptor. No hay ningún coste adicional en escribir 3 emails, en vez de uno, para tratar 3 asuntos diferentes.

 9.- No tardes en responder. El email no requiere inmediatez, pero contestar muy tarde puede interpretarse como una falta de respeto o de interés. Trata de responder en un día. Si no tienes todavía la respuesta adecuada, tranquiliza a tu interlocutor diciéndole que no te olvidas de él. Esto sirve para el equipo y para nuestros clientes. No podemos enviar correos de nuevo preguntando si has leído tal correo, y menos que nuestros clientes lo hagan.

EXTRA.- No utilices el email si hay una carga emocional en la conversación. Cuando escribes un email, el receptor no ve tus gestos ni escucha tu tono de voz, de modo que puede haber interpretaciones erróneas. Si, cuando recibes una respuesta, detectas que ha sucedido esto, no continúes la conversación por email. Llama por teléfono y aclara la situación cuanto antes.

URGENTE E IMPORTANTE

 Al escribir un correo electrónico, es útil distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante para asegurarse de que tus mensajes sean claros y efectivos.

Así se pueden diferenciar y utilizar.

 Urgente: Se refiere a algo que requiere una acción inmediata o atención inmediata. Los correos electrónicos urgentes son aquellos que necesitan ser respondidos o abordados de inmediato. Pueden estar relacionados con plazos inminentes, emergencias o situaciones críticas que requieren acción inmediata. Indicar Urgente en el asunto del correo. Pero utilizar cuando realmente sea urgente, si utilizamos urgente en todos los emails dejan de ser urgentes. Utilízalo en casos realmente urgentes y excepcionales. 

• Importante: Se refiere a algo que tiene un valor significativo o un impacto a largo plazo. Los correos electrónicos importantes son aquellos que contienen información relevante para tu trabajo, proyectos o metas a largo plazo. Estos mensajes pueden incluir actualizaciones importantes, decisiones clave, solicitudes de colaboración o información estratégica.

 Es importante recordar que no todos los correos electrónicos urgentes son importantes y viceversa. Algunos correos pueden ser urgentes pero de baja importancia, mientras que otros pueden ser importantes pero no urgentes. Al evaluar la prioridad de un correo electrónico, considera tanto su urgencia como su importancia para determinar cómo y cuándo responder o actuar en consecuencia.