Qué es y cómo funciona WhatsApp para negocios

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WhatsApps nació en 2009 y desde hace años se posiciona como líder en el segmento de las aplicaciones para mensajería instantánea. La razón de dicha expansión no es otra que su continuo desarrollo y el lanzamiento de nuevas versiones que mejoran y crean nuevas herramientas. Con la intención de no perder esta posición dominante, en enero de este año la compañía lanzó WhatsApp para Negocios (WhatsApp Business), la adaptación de WhatsApp para su uso en pequeñas y medianas empresas. Aquellas organizaciones que posean un número de teléfono, bien sea móvil o fijo, podrán ofrecer a sus clientes un servicio avanzado de mensajería instantánea a través de WhatsApp para Negocios.

✅ ¿Qué es WhatsApp para Negocios?

WhatsApp para negocios (WhatsApp Business) es una aplicación disponible para dispositivos Android y dirigida a pequeñas y medianas empresas. Sus funcionalidades te permitirán interactuar con tus clientes de manera sencilla, automatizar mensajes, organizar chats y responder rápidamente las demandas de tus clientes. 

✅ ¿Cómo funciona WhatsApp para negocios?

La creación de un perfil oficial de empresa en WhatsApp para Negocios es similar a la de un perfil particular; tan sólo será necesario descargar la aplicación (en versión Business) en el móvil y verificar el número de teléfono. Hay que tener en cuenta que la aplicación sólo admitirá un registro en WhatsApp por dispositivo móvil, por lo que no nos permitirá el uso de WhatsApp y WhatsApp para Negocios en un mismo teléfono. Además, si pretendes usar tu cuenta de WhatsApp desde diferentes dispositivos debes saber que es posible que el sistema te bloquee la cuenta y no puedas verificarla otra vez. Por eso, es necesario que no cambies con mucha asiduidad el dispositivo con el que usas tu cuenta de WhatsApp para Negocios.

Una vez creada la cuenta, será la propia aplicación la que nos conceda (o no) la insignia de verificación o confirmación. La concesión de esta distinción conlleva varios hechos:

• La aparición de la insignia. A tus clientes les aparecerá un “tic” junto al nombre de WhatsApp, similar al que existen en las cuentas verificadas de Instagram o Twitter,  a través del cual podrán identificarte de manera más fácil.
• Cuando un cliente abra un chat con la empresa, le aparecerá un mensaje en color amarillo indicándole que está ante un chat de negocios.

El uso de la aplicación se agiliza puesto que la interfaz es exactamente igual que el de la aplicación para usuarios particulares y, al igual que en esa versión, existen las tres pestañas de Chat, Estados y Llamadas.

✅ ¿Qué herramientas nos ofrece WhatsApp para negocios?

Las diferencias entre los perfiles particulares y los perfiles de empresa están en la configuración de los ajustes. Las funciones ampliadas que nos ofrece WhatsApp para negocios son:

1. Perfil con información. Nos permite la creación de perfil con información acerca de nuestra empresa. En esta pestaña podrás añadir la dirección de tu sede física y su ubicación en el mapa, la actividad de la empresa (a elegir en una lista) y una pequeña descripción donde podemos definir nosotros mismos la ocupación de nuestro negocio con algo más de detalle. Además, podemos añadir el horario comercial, así como otras vías de contacto con la empresa; como una cuenta de correo electrónico, una web o alguna red social, que se hipervinculan para redirigir a los clientes hacia ellas.
2. Mensaje de bienvenida. Otra de las funciones que se incluyen en esta nueva versión de WhatsApp para negocios es la creación de un mensaje de bienvenida estándar. Este mensaje se enviará de manera automática cuando un cliente inicie una conversación por primera vez con la empresa y no volverá a ser enviado hasta que pasen al menos 14 días sin interacción con el usuarios. El mensaje podrá incluir emojis y tendrá una extensión máxima de 200 caracteres. 
3. Mensaje de ausencia. De manera paralela y con la misma mecánica que el mensaje de bienvenida, cuando el servicio de WhatsApp para negocios no esté disponible (porque no pueda ser atendido, por ejemplo) aparecerá un mensaje de ausencia. Para ello será necesario la configuración previa del horario de no disponibilidad y habrá que tener en cuenta que estos mensaje sólo serán enviados cuando el móvil tenga conexión a Internet. De manera análoga, las características de este mensaje serán similares a los anteriores:  extensión máxima de 200 caracteres y posibilidad de incluir emojis.
4. Respuestas rápidas. Otra de las herramientas de mensajería que se incluyen en el  WhatsApp para negocios es la creación de respuestas rápidas. Esta opción nos permite agilizar la conversación con nuestros clientes guardando mensajes tipo que se usan con mayor asiduidad. La configuración es muy sencilla: habrá que grabar la frase completa y añadir el Atajo que será una palabra o un carácter. Escribiendo ese atajo se rellenará de manera automática la frase completa que le habíamos asignado y no tendremos que escribirla entera. Por ejemplo, podemos añadir el atajo “/gracias” para que responder: “Muchas gracias por su tiempo, siempre es un placer poder atenderle”
5. Estadísticas.Aunque aún son muy básicas, WhatsApp para negocios nos ofrece estadísticas de nuestras conversaciones con los clientes. Los datos que podemos encontrar son el número de mensajes enviados, entregados, recibidos y leídos. Parece que estos datos son insuficientes para un buen seguimiento del contacto con los clientes y sin duda es uno de los puntos más flojos que tiene la aplicación.
6. Etiquetas. Podrás asignar etiquetas a tus contactos y chats para diferenciar a los usuarios en base a los criterios que elijas. Por ejemplo, podrás crear etiquetas como: “Nuevos consumidores”, “Nuevos pedidos”, “Pendientes de pago”, “Pagados”… etc. Esta herramienta te permite hacer una clasificación muy visual de tus clientes que te ayudará con la gestión de los mismos. Además una opción muy interesante que ofrece WhatsApp para negocios es la de crear listas de difusión en base a las etiquetas. Con ello podrás mandar mensajes individuales a todos los contactos que tengan una misma etiqueta.

✅ Cómo crear un perfil verificado de WhatsApp para negocios

Para que WhatsApp te verifique una cuenta de WhatsApp para negocios será necesario cumplir una serie de requisitos previos:

• No podrás verificar un número que no sea tuyo.
• Podrás verificar tanto número de teléfono móviles como fijos.
• El número de teléfono que desees verificar deberá estar habilitado para recibir llamadas o SMS.
• No podrás tener activado el bloqueo de llamadas.
• Para verificar un número de teléfono móvil debes tener una conexión a Internet estable, ya sea mediante datos o a través de Wi-Fi. Los problema de conexión dificultan la verificación de la cuenta.
• Para verificar un número de teléfono fijo debes pulsar Llámame para solicitar y recibir el código de verificación.

Teniendo en cuenta estos aspectos podrás verificar tu cuenta así:

1. Introduce tu número de teléfono:
   • Debes seleccionar el país de uso y se añadirá en la casilla de la izquierda.
   • En la casilla de la derecha debes incluir tu número de teléfono sin ceros adicionales.
2. Pulsa Siguiente para solicitar el código de verificación o la tecla Llámame en el caso de los teléfonos fijos.
3. Recibirás vía SMS o llamada un código de verificación de seis dígitos que debes incluir en el espacio que se proporciona.

En función del proceso de verificación existen tres tipos de cuentas de WhatsApp para negocios:

• Verificada. Son cuentas verificadas al completo. WhatsApp confirma que pertenecen a una marca reconocida y le otorga la mayor de las insignias: un tic de color verde. Sin embargo, no todas las empresas consiguen la verificación ¿Con qué criterios se verifican las cuentas? WhatsApp realiza la verificación en base a determinados factores como el reconocimiento de tu marca, sin ser necesario la realización de ningún pago.
• Confirmada. WhatsApp sólo confirma que el número de teléfono de la cuenta y el número del negocio coinciden. En este caso, tu insignia será de color gris.
• Cuenta de empresa. Las cuentas de empresa son cuentas de WhatsApp para negocios sin verificar, por lo que su insignia será un símbolo de interrogación en gris.

Las insignias le aparecerán a tus contactos al final de tu nombre de contacto en WhatsApp, y les ayudará a identificar las cuentas de WhatsApp para negocios con mayor facilidad.

Sin duda alguna, la mayor ventaja de WhatsApp para negocios es el valor añadido que le aporta a la empresa. La facilidad y la rapidez en la comunicación que permite esta aplicación la hace altamente interesante para muchas PYMES. Y obviamente, este valor añadido recae en los clientes, facilitandoles las comunicaciones con las empresas y haciéndolas accesibles a casi cualquier público.