Cómo optimizar el trabajo con Google

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Este post se basa en mi experiencia, si conocéis alguna forma mejor o nueva para hacer más productivo el trabajo que realiza una empresa en su día a día con distintas aplicaciones, estaré encantado de que lo comentéis.

Hace unos meses estuve dándole vueltas a la idea de poder tener acceso a todos mis documentos en cualquier lugar y en cualquier ordenador. Por mi trabajo suelo salir bastante de la oficina, además suelo ir bastante a eventos relacionados con marketing online, social media, etc. por lo que necesitava una solución para trabajar de forma remota y con acceso a todas las herramientas que necesito usar en mi día a día, y que son esencialmente: un gestor de correo electrónico, mis documentos, mis tareas pendientes y un calendario/planning. Antes usaba Outlook, que durante mucho tiempo me ha dado muy buen resultado, por tener en un mismo programa tres de estas aplicaciones (calendario, correo y tareas pendientes), pero tenía el problema de que cada vez que tenía que trabajar cuando estaba fuera de la oficina tenia que conectarme en remoto con Teamviewer, que aunque me ha dado muy buen resultado, cuando la conexión a internet era regular me costaba bastante poder trabajar, y a veces se desconectaba.

Para poder solucionar este problema que se me planteaba estuve buscando ideas y di con una que parecía bastante interesante: Office 365, aunque después de probarla no me convenció. Es una herramienta muy potente, pero demasiado para lo que yo necesitaba, además de ser de pago. Fue entonces cuando me decidí a probar con Google Drive, Calendar y Gmail.

Lo primero que hice fue comprobar si podía seguir trabajando de la misma forma que hasta entonces, para ello necesitaba importar mis correos electrónicos a Gmail, y poder almacenarlos de forma similar. Por suerte Gmail trabaja con etiquetas, en vez de con carpetas, pero como se pueden usar etiquetas anidadas, la funcionalidad es la misma, incluso mejor diría yo, porque a un mismo correo se le pueden asignar varias etiquetas, de forma que es más fácil archivarlo y localizarlo después. Por otro lado tenía que importar todos los correos a gmail y estuve buscado información para ello. Así que realicé la importación de manera satisfactoria de la siguiente forma:

Cómo Importar el correo de Outlook a Gmail

Para ello hay que utilizar el protocolo IMAP. Lo primero que tenemos que hacer es ir a nuesta cuenta de Gmail y en configuración/Reenvío y correo POP/IMAP activar el protocolo IMPA tal y como se puede ver en la imagen siguiente.

IMAP: El protocolo IMAP (del inglés “Internet Message Access Protocol” o protocolo de acceso a mensajes de Internet) permite descargar mensajes de Gmail para que puedas acceder a tu correo mediante un programa, como Microsoft Outlook  o Apple Mail. IMAP sincroniza las acciones que llevas a cabo en Microsoft Outlook  o Apple Mail con Gmail, de manera que si lees un mensaje en tu cliente de correo, este se marcará como leído en Gmail.

Ahora tendremos que configurar nuestro cliente de correo, en mi caso Outlook, con la cuenta de Gmail, de la siguiente forma:

Nos vamos a nuestro Outlook y entramos en Herramientas / Configuración de la cuenta y agregamos una nueva cuenta con estas características:

Tipo de cuenta: IMAP

Servidor entrante IMAP: imap.gmail.com

Servidor saliente SMTP: smtp.gmail.com

Nombre de usuario: nuestra cuenta Gmail

Contraseña: la que hayamos definido al crear la cuenta Gmail.

En Más configuraciones / Servidor de salida: marcar “Mi servidor de salida (SMTP) requiere autentificación” y “Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada”.

Después, en Avanzadas / Servidor de entrada (IMAP) marcaremos “Usar el siguiente tipo de conexión cifrada” – SSL y automáticamente nos pondrá el número de puerto 993 y en Servidor de salida (SMTP) marcaremos como conexión cifrada TLS y pondremos manualmente  el puerto 587.

Una vez configurado todo esto le damos a aceptar y nos vamos a nuestra ventana principal de Outlook. Abajo del todo ya nos aparecerá la cuenta IMPA de Gmail, y se sincronizará automáticamente con Gmail. Ahora lo que tenemos que hacer es copiar (o mover) todas nuestras carpetas de correo dentro de esa cuenta, y esperar a que se sincronice. Dependiendo del volumen de correos tardará más o menos. En mi caso tardó mas de una hora porque tenía muchos correos archivados.

Una vez terminado el proceso, si nos vamos a nuestra cuenta de Gmail podemos comprobar como ya tenemos todas nuestras carpetas y correos que teniamos en Outlook perfectamente migrados a Gmail!

Si os gusta el post o lo creeis interesante por favor publicad algún comentario y sigo con este tema, lo próximo sería:

·         Cómo configurar varias cuentas de correo en Gmail

·         Como poner una firma distinta a cada cuenta de correo en Gmail

·         Cómo importar tus contactos de Outlook en Gmail

·         Cómo importar tu calendario de Outlook a Calendar de Google

Espero que os sea de utilidad!