Aspectos legales para crear una empresa

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La constitución de una empresa conlleva la toma de importantes decisiones así como una serie de trámites legales y administrativos. Lo cierto es que hay un techo legal muy amplio que abarca varias posibilidades para crear un negocio. En este artículo nos centraremos en las formas jurídicas más habituales.

Toda persona que decide crear una empresa ha de partir de una idea de negocio, la cual debe plasmarse en un documento denominado “Plan de empresa”. Dentro de este plan, el análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) requiere una mención especial: a través de éste se puede obtener una visión realista de la idea de negocio que se pretende desarrollar.

Elección de forma jurídica

Hay distintos perfiles legales para constituir una empresa, lo primero a tener en cuenta es si el empresario será persona física (empresario individual) o si constituirá una sociedad mercantil.

1.- Empresario individual

Cuando una persona física, a título individual, sin constituir comunidades de bienes o sociedad con otras personas, realiza en nombre propio una actividad económica, ya sea empresarial o profesional. Esta figura implica el control total de la empresa por parte del propietario, que dirige personalmente su gestión, y responde personalmente con todo su patrimonio de las deudas contraídas frente a terceros, no existiendo diferencia entre su patrimonio mercantil y su patrimonio civil.

En cuanto a la tributación, los beneficios de los empresarios individuales tributan a través del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Además, a diferencia del resto de figuras societarias, los empresarios individuales o autónomos no tendrán que solicitar NIF societario, puesto que para sus relaciones de naturaleza tributaria se identifican con su DNI personal.

2.- Sociedad mercantil

Si se constituye una sociedad mercantil, lo primero a analizar es la forma societaria. Aunque las más habituales son las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada, hay otras formas legales de constituir una sociedad mercantil: comunidad de bienes, sociedad civil, sociedad cooperativa, etc.

1.- Sociedad limitada

Está regulada por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital. La sociedad de responsabilidad limitada, es una sociedad capitalista en la que el capital, dividido en participaciones, se integrará por las aportaciones de los socios, quienes no responderán personalmente de las deudas sociales.

• Características generales: la SL se constituye formalmente mediante escritura pública ante Notario, ésta deberá contener los estatutos sociales y deberá ser inscrita en el Registro Mercantil.

Los estatutos sociales deberán contener, como mínimo: la denominación social, el objeto, el domicilio y el capital dividido en participaciones (con valor nominal y numeración).

El número de socios podrá ser desde 1 (Sociedad Limitada Unipersonal), o más socios.

• Denominación social: el primer paso será elegir una denominación social para la empresa, en la que tendrá que constar obligatoriamente la expresión “Sociedad de Responsabilidad Limitada”, “Sociedad Limitada” o sus abreviaturas R.L o S.L. El nombre societario deberá ser único, y no igual al de otra sociedad ya existente. Para ello, se exige la obtención de una certificación favorable del Registro Mercantil Central que recoja la expresión denominativa con la que va a ser identificada la sociedad. Para conocer las condiciones sobre la denominación social, puede hacerlo en el siguiente enlace:

http://www.rmc.es/denominacionesSocialesInfo/Deno_informacion.aspx?lang=es

Además, la empresa puede registrar los signos distintivos que identifiquen a la actividad de la misma, como el nombre comercial y la marca, a través de la Oficina Española de Patentes y Marcas, no siendo obligatorio este trámite.

• Capital social: el capital social tendrá que estar íntegramente desembolsado y dividido en participaciones sociales. No podrá ser inferior a 3.000 euros, si bien, se recomienda comenzar con un capital social que dote a la empresa de los recursos suficientes para la puesta en marcha de la actividad, pues es muy común que el primer año puedan producirse pérdidas, y si dichas pérdidas dejan reducido el patrimonio por debajo de la mitad del capital social se incurre en causa de disolución, que de no ser subsanada, hacen responsables objetivos y solidarios a los administradores de la mercantil de todas las deudas que se generen a partir de dicha situación de insolvencia. Si el capital social fuese tan sólo de 3.000 €, con tener pérdidas superiores a 1.500 € ya se incurriría en dicha causa de disolución por la que se puede derivar responsabilidad frente a los administradores.

2.- Sociedad anónima

Esta figura societaria es muy similar a la expuesta anteriormente. La sociedad anónima es también una sociedad de tipo capitalista, pensada para un gran número de socios.

• Características generales: podrá ser desde 1 (Sociedad Anónima Unipersonal), hasta 2 o más socios. si se constituye una Sociedad Anónima Unipersonal y transcurren seis meses sin que se haya inscrito en el Registro Mercantil, el/a socio/a único/a responderá personal, ilimitada y solidariamente de las deudas sociales contraídas durante el período de unipersonalidad no inscrita ante el Registro Mercantil
• Denominación social: En cuanto a la denominación social, las características son similares a las de la S.L., si bien, en la denominación de la compañía deberá figurar necesariamente la expresión «Sociedad Anónima» o su abreviatura «S.A.».
• Capital social: está dividido en acciones integradas por las aportaciones realizadas por cada uno de los socios. El capital mínimo es de 60.000,00 euros (artículo 4 de la Ley de Sociedades de Capital). El capital deberá estar íntegramente suscrito y desembolsado al menos en un 25% en el momento de otorgar la escritura de constitución. En caso de desembolso parcial de las acciones suscritas, la escritura deberá expresar si los futuros desembolsos se efectuarán en metálico o en nuevas aportaciones no dinerarias. En este último caso, se determinará en la escritura su naturaleza, valor y contenido, la forma y el procedimiento de efectuarlas, con mención expresa del plazo de su desembolso. Las aportaciones de los/as socios/as para constituir el capital podrán ser en metálico, en bienes, o en derechos valorables económicamente. En ningún caso podrán ser objeto de aportación el trabajo o los servicios.
• Otra diferencia con las SL, es que en caso de aportaciones no dinerarias, es preceptivo, sólo para las SA, la elaboración de un informe de experto independiente nombrado por el Registrador Mercantil que valore e identifique dicha aportación, requisito que no se exige para las SL.

3.- Sociedad laboral

Las Sociedades Laborales son sociedades anónimas o de responsabilidad limitada en la que la mayoría del capital social es propiedad de los trabajadores que presten en ellas servicios retribuidos en forma personal y directa, cuya relación laboral lo sea por tiempo indefinido

Las sociedades laborales son por tanto sociedades mercantiles, y se rigen en lo no regulado por su ley especial (Ley 44/2015, de 14 de octubre, de Sociedades Laborales y Participadas) por lo establecido para las Sociedades Limitadas o Anónimas, según el supuesto de que se trate.

En la denominación social de la sociedad deberá figurar la expresión “Sociedad Anónima Laboral”, “Sociedad de Responsabilidad Limitada Laboral” o sus abreviaturas S.A.L. o S.L.L.

El capital social mínimo será el establecido por la Ley de Sociedades de Capital, para las Anónimas (60.000€) y para las Sociedades Limitadas (3.000€), y estará dividido en acciones nominativas o en participaciones sociales, respectivamente. Existirán acciones o participaciones de dos clases: Clase laboral, propiedad de los socios trabajadores, y clase general, propiedad de los socios no trabajadores.

Aspectos comunes

• Solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF). El NIF permite identificarse a las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica en sus relaciones de naturaleza tributaria. Se solicita de forma presencial en las oficinas de la Agencia Tributaria (AEAT) o de forma telemática, mediante la presentación de la declaración censal de alta en el Censo de Empresarios y Profesionales (modelo 036). El plazo de la solicitud es de un mes desde la fecha de constitución de la entidad, si bien, se puede obtener un NIF provisional con carácter previo a la constitución. La solicitud del NIF definitivo ha de ir acompañada de la copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución y de los estatutos sociales o documento equivalente. En caso de no acompañar esta documentación a la solicitud, se asignará un NIF provisional.  Una vez asignado este NIF provisional, la entidad queda obligada a la aportación de la documentación pendiente necesaria para la asignación del NIF definitivo en el plazo de un mes desde que se haya producido la inscripción en el Registro correspondiente, que es cuando adquiere la personalidad jurídica la sociedad.
• Declaración censal de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores (modelo 036 para sociedades mercantiles y 037 para personas físicas). Se trata de una declaración censal de comienzo de la actividad que han de presentar tanto los empresarios o profesionales autónomos como las sociedades. Se puede solicitar de forma presencial en las oficinas de la Agencia Tributaria y también por vía telemática.
• Alta en la Seguridad Social. Con carácter previo a cualquier contratación laboral, y tras la declaración ante AEAT del inicio de la actividad, la empresa que va a contratar algún trabajador debe inscribirse en la Seguridad Social mediante el modelo TA.6. Con este modelo, la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) asigna a la empresa un código cuenta de cotización principal al que incardinar a sus trabajadores.

Los autónomos están obligados a darse de alta en la Seguridad Social de forma simultánea al inicio de su actividad económica, en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, a través del modelo TA0521. Este modelo se puede presentar telemáticamente, a través de la sede electrónica, o de forma presencial, en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social.

• Tributación: tanto las sociedades limitadas como las anónimas tributan a través del Impuesto sobre Sociedades. El tipo general aplicable a partir del 01 de enero de 2016 es del 25%.
• Legalización de libros. Las sociedades mercantiles deben presentar anualmente y de forma telemática en el Registro Mercantil los siguientes libros:
  • Libro Diario
  • Libro de Inventarios y Cuentas anuales
  • Libro de Actas
  • Libro registro de socios
  • Libro registro de acciones nominativas.
  • Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad.

Los autónomos sólo deben llevar libros fiscales, de ingresos, de gastos, de bienes de inversión, y de provisiones de fondos y suplidos, además de los libros de IVA repercutido y soportado. No obstante, aquellos que lleven contabilidad conforme al Código de Comercio también tienen la obligación de la llevanza de:

• Libro Diario
• Libro de Inventarios y Cuentas anuales.
• Certificado electrónico. Aún no es obligatorio tenerlo para el empresario individual persona física, (sí es obligatorio para las sociedades mercantiles) pero es muy recomendable, ya que posibilita firmar documentos electrónicos, presentar telemáticamente modelos, y recibir notificaciones oficiales de Hacienda y Seguridad Social.

Se puede solicitar en la web de la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre (FNMT), a través del formulario establecido al efecto. Una vez cumplimentado, recibirá un correo electrónico con un código, en la dirección que previamente se ha indicado en el formulario.  Con dicho código y el DNI deberá acudir a uno de los organismos autorizados por la FNMT para finalizar el procedimiento y de este modo obtener el certificado electrónico.

• Legalización o alta de los contratos de trabajo. La empresa debe dar de alta, en el Servicio Público de Empleo Estatal, los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena. El plazo de legalización no puede ser superior a diez días desde la firma del contrato, si bien, el alta del trabajador en TGSS debe hacerse con carácter previo al inicio de su trabajo.
• Comunicación de apertura del centro de trabajo. Esta comunicación se puede realizar previamente o dentro de los 30 días siguientes a la fecha de apertura, y se dirige a la Consejería de Trabajo de la Comunidad Autónoma que corresponda, a través del modelo oficial que se facilite.
• Obtención y legalización del libro de visitas de la Inspección de trabajo y de la Seguridad Social. Este trámite ya no se exige a las empresas.
•  Solicitud de licencias. Esta solicitud dependerá de la actividad a la que se dedique la empresa o autónomo. Se deben realizar en el Ayuntamiento del municipio donde se desarrolle la actividad empresarial. Entre ellas, podemos destacar las licencias de instalaciones y obras, apertura, funcionamiento, etc.